जीमेल को बनायें पावरफुल

जीमेल दुनिया की सबसे लोकप्रिय वेब - बेस्ड ईमेल सेवा बन गई है. शायद आप भी इसका इस्तेमाल करते हों। लेकिन सीधी - सादी दिखने वाली गूगल की नीति अपने प्रॉडक्ट्स का इंटरफेस साधारण रखने की है। लेकिन आप चाहें तो थोड़ी सी कोशिश कर उसके एडवांस्ड फीचर्स का फायदा उठा सकते हैं , जो ईमेल से जुड़ी आपकी बहुत सी उलझनों को दूर कर देंगे.
बड़े काम के हैं फिल्टर
जीमेल पर आने वाले ईमेल को तरह - तरह के पैमानों का इस्तेमाल कर फिल्टर किया जाता यानी कुछ खास कसौटियों का इस्तेमाल करते हुए संदेशों को छांटा जाता है. मिसाल के तौर पर ऐसा फिल्टर तैयार किया जा सकता है कि आपके ऑफिस  हर ईमेल अपने - आप इम्पॉर्टेंट मार्क होकर आए। अगर आप फेसबुक से आने वाली दर्जनों ईमेल से परेशान हैं तो एक फिल्टर तैयार कीजिए और ऐसी सभी ईमेल आपके देखने से भी पहले डिलीट हो जाएंगी। एक और बात। आपने तीन अलग - अलग जीमेल अकाउंट बना रखे हैं। लेकिन तीनों में आने वाली मेल को देखने की फुरसत नहीं मिलती। तो क्यों न अपने दो ईमेल अकाउंट्स में फिल्टर तैयार कर उनमें आने वाली ईमेल को ऑटोमैटिकली तीसरे ईमेल अकाउंट को फॉरवर्ड कर दें ? उसके बाद बस तीसरा ईमेल अकाउंट देखते रहें। तो अब सवाल उठता है की फ़िल्टर कैसे तैयार करें.
 फिल्टर ऐसे तैयार करें

अपना जीमेल इन - बॉक्स खोलें और ऊपर दाईं और बने सेटिंग्स के निशान पर क्लिक करें। इसके बाद Settings->Filters->Create New Filter ( सबसे नीचे ) पर क्लिक करें। अब खुले डायलॉग बॉक्स में कई तरह के पैमाने दिखाई देंगे। अगर आप किसी खास ईमेल पते से आने वाली ईमेल को डिलीट करना चाहते हैं तो From के आगे वह ईमेल एड्रेस लिखें। अब Create Filter With This Search लिंक दबाएं। अब कई विकल्प खुल जाएंगे , जैसे ऐसी ईमेल को डिलीट कर दें या फिर आर्काइव में डाल दें , वगैरह - वगैरह। यहां Delete it विकल्प चुनें और Create Filter दबाएं। अगली बार उस पते से आने वाली कोई भी ईमेल खुद - ब - खुद डिलीट हो जाएगी।

अपना ईमेल सर्च करें
ईमेल बॉक्स में कब देखते ही देखते सैकड़ों संदेश जमा हो जाते हैं पता ही नहीं चलता। और फिर अचानक किसी पुराने संदेश को ढूंढना हो तो मुश्किल। ऐसे मौके पर जीमेल की सर्च सुविधा का इस्तेमाल करें। ऊपर सर्च बॉक्स में भेजने वाले का नाम या फिर ईमेल एड्रेस या फिर संदेश में आया कोई शब्द लिखकर देखें। अगर थोड़ा बहुत अंदाजा है कि संदेश कितने महीने पहले आया
होगा तो Date within... days of... में दिनों की संख्या और आज की तारीख भरकर देखें। फिर सर्च पर क्लिक करें और आपके दिए पैमाने पर खरे उतरने वाले ईमेल संदेश हाजिर हो जाएंगे। अपने इनबॉक्स को थोड़ा हल्का करना चाहते हैं ? तो सर्च पर क्लिक करें और जो बॉक्स खुले , उसमें अटैचमेंट के आगे क्लिक कर लें। फिर ऐसे सभी संदेशों को डिलीट कर डालें।

बदलें इनबॉक्स का स्टाइल

आप चाहें तो जीमेल के प्रायॉरिटी इनबॉक्स फीचर का उपयोग कर अपने जीमेल इनबॉक्स को तीन हिस्सों में बांट सकते हैं ताकि आपके संदेश बेहतर ढंग से ऑर्गनाइज दिखाई दें। इसके लिए सेटिंग्स आइकन पर क्लिक करने के बाद Settings और फिर Inbox पर क्लिक करें। अब ऊपर Inbox Type के आगे जहां एक बॉक्स में Classic लिखा है , वहां क्लिक करें और Priority Inbox चुन लें और Save बटन दबाएं। अब अपने इनबॉक्स में आकर देखें। आपके संदेश तीन हिस्सों में बांट दिए गए होंगे - Important and Unread, Starred और Everything Else. इतना ही नहीं , आप चाहें तो अपने जीमेल इनबॉक्स को आउटलुक ( विंडोज में चलने वाला माइक्रोसॉफ्ट का मेल मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर ) की तरह प्रिव्यू कर सकते हैं। इसे एक्टिव करने पर ईमेल संदेश को पढ़ने के लिए बार - बार नया पेज खोलने की जरूरत नहीं होगी। जिस पेज पर संदेशों की सूची है , उसी पेज पर ईमेल पढ़ सकेंगे आप। इसके लिए Settings आइकन पर क्लिक करने के बाद Settings->Labs->Preview Pane के आगे लिखे Enable रेडियो बटन पर क्लिक कर उसे चुन लें। अब नीचे Save Changes बटन पर क्लिक करें। इसके बाद इनबॉक्स में जाकर ऊपर दिए Toggle Split Pane Mode मेनू में Vertical Split को चुन लें। अब देखिए , कुछ ही सेकंड में आपका इनबॉक्स दो हिस्सों में बंट जाएगा। बाईं तरफ संदेशों की सूची में से किसी एक पर क्लिक कीजिए। पूरी ईमेल दाईं तरफ खुल जाएगी।

बदलें ईमेल एड्रेस

अपने एक ही जीमेल एड्रेस को आप अलग - अलग कामों के लिए अलग - अलग ढंग से इस्तेमाल कर सकते हैं। इसके लिए ईमेल एड्रेस में + निशान का इस्तेमाल करें। मिसाल के तौर पर दफ्तर के साथियों को अपना यह ईमेल एड्रेस बता सकते हैं - privatename+office@gmail.com. जब वे आपको इस पते पर ईमेल भेजेंगे तो वह बेरोकटोक आपके ओरिजनल ईमेल एड्रेस पर ही पहुंचेगा क्योंकि जीमेल + और उसके आगे के हिस्से को नजरंदाज कर देता है। इसी तरह परिवार वालों को privatename+home@gmail.com, कॉलेज वालों को privatername+study@gmail.com
ईमेल एड्रेस दे सकते हैं। आपके ईमेल संदेश अपने आप कैटिगराइज होते चले जाएंगे और फिर उन पर फिल्टर या सर्च जैसी सुविधाओं का इस्तेमाल बहुत आसान हो जाएगा।

Double कॉपी

अगर आपको अपने जीमेल अकाउंट में आने वाली मेल के गलती से डिलीट हो जाने की आशंका है तो आप हर ईमेल की एक कॉपी किसी दूसरे ईमेल खाते में भेज सकते हैं। आपके जीमेल खाते में जो भी मेल आएगी , वह खुद - ब - खुद दूसरे ईमेल खाते में भी ( भले ही वह किसी दूसरी ईमेल सर्विस से जुड़ा हो ) पहुंच जाएगी। इसके लिए Settings आइकन पर क्लिक करने के बाद
Settings->Forwarding And POP-IMAP पर क्लिक कीजिए। अब Forwarding सेक्शन
में Add A Forwarding Address के सामने अपना दूसरा ईमेल एड्रेस लिख दें। अगर आपके कई जीमेल खाते हैं तो आप उन सबकी ईमेल इस तरीके से किसी एक ईमेल अकाउंट में मंगा सकते हैं।
ऐसे तैयार करें रेडीमेड रिप्लायर
अगर आपके पास बहुत ज्यादा ईमेल आते हैं और सबके जवाब देने के लिए समय नहीं है तो कोई बात नहीं , जीमेल में पहले से ही कुछ ' रेडीमेड जवाब ' तैयार करके रख लीजिए और उन्हें भेजकर समय बचाइए। इसके लिए आपको Settings आइकन पर क्लिक करते हुए Settings->Labs तक पहुंचना होगा। अब दिखाई जाने वाली सूची में Canned Responses को Enable कर लीजिए। बदलावों को Save Changes बटन दबाकर सहेज लीजिए। अब Inbox में आकर Compose बटन दबाइए। ईमेल संदेश के ठीक ऊपर Canned Responses लिंक दिखाई देगा जो अब तक स्टोर किए गए सभी रेडीमेड जवाबों को दिखाता है। यहीं पर New Canned Response लिंक भी दिखेगा , जिसे दबाकर आप नया रेडीमेड जवाब तैयार कर सकते हैं , जैसे - ' धन्यवाद , मैं जल्दी ही आपको उत्तर भेजता हूं ', या फिर ' बड़े दिनों बाद याद किया। कैसे हैं ?' आदि आदि। बाद में किसी भी ईमेल का जवाब भेजने के लिए यहीं से रेडीमेड जवाबों को चुन लीजिए और दबा दीजिए Send बटन।